يقصد بالعبارات والكلمات الآتية المستخدمة في هذه السياسة والتعريفات الخاصة بها::
النظام: نظام المنافسات والمشتريات الحكومية الصادر بموجب المرسوم الملكي رقم (م/128) وتاريخ 13/11/1440هـ.
اللائحة التنفيذية: اللائحة التنفيذية لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية المعدلة بموجب القرار الوزاري رقم (3479) وتاريخ 11/08/1441هـ.
لائحة تنظيم تعارض المصالح: لائحة تنظيم تعارض المصالح في تطبيق النظام واللائحة التنفيذية الصادرة بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (537) وتاريخ 21/08/1441هـ.
السياسة: سياسة تعارض المصالح في تطبيق أحكام نظام المنافسات والمشتريات الحكومية
ولائحته التنفيذية.
الهيئة: الهيئة السعودية للمواصفات والمقاييس والجودة.
الموظف: كل من يعمل في الهيئة أو كان متعاقداً أو متعاوناً معها ويشارك في أي من إجراءات المنافسات والمشتريات الحكومية أو له تأثير، مباشر أو غير مباشر، في إجراءات المنافسات والمشتريات بالهيئة في أي مرحلة من مراحلها.
المتعامل: كل مقاول أو مورد أو متعهد أو مقدم خدمات أو مقاول من الباطن؛ متعاقد أو متقدم للتعاقد مع الهيئة أيًّا كان موضوع العقد، سواءً أكان ذلك باسمه أو كان وكيلاً أو ممثلاً للغير بشكل مباشر أو غير مباشر.
الأقارب: من تربطهم بالموظف أو المتعامل صلة قرابة حتى الدرجة الرابعة. وهم على النحو التالي:
- الدرجة الأولى: الأب، الأم، الأبن، البنت.
- الدرجة الثانية: الأخ، الأخت، الجد، الجدة، وابن الابن، وبنت الابن، ابن البنت، بنت البنت.
- الدرجة الثالثة: العم، الخال، العمة، الخالة، ابن الأخ، بنت الأخت.
- الدرجة الرابعة: أبناء وبنات العم أو العمة، أبناء وبنات الخال أو الخالة.
المصلحة الخاصة: أي مصلحة مباشرة أو غير مباشرة، ماديةً كانت أو معنوية، تحققت أو محتمل تحققها للشخص ذي الصفة الطبيعية أو لأحد أقاربه، أو الشخص ذي الصفة الاعتبارية والتابعين له.
تعارض المصالح: تعارض مصلحة خاصة مع مصلحة الهيئة بحيث تؤثر المصلحة الخاصة في قدرة الشخص على أداء واجباته ومسؤولياته الوظيفية والمهنية بموضوعية ونزاهة وحياد، سواء أكان التعارض فعليًّا أو ظاهريًّا أو محتملاً.
تعارض المصالح الفعلي: حالة يتأكد فيها وجود مصلحة خاصة تؤثر في قدرة الشخص على أداء واجباته ومسؤولياته الوظيفية والمهنية بموضوعية ونزاهة وحياد.
تعارض المصالح الظاهري: حالة يظهر فيها أن هناك مصلحة خاصة للشخص يمكن أن تؤثر في أداء واجباته
ومسؤولياته الوظيفية والمهنية بموضوعية ونزاهة وحياد.
تعارض المصالح المحتمل: حالة يكون فيها للشخص مصلحة خاصة قد تؤدي إلى تعارض مصالح في المستقبل، وتؤثر في أداء واجباته ومسؤولياته الوظيفية والمهنية بموضوعية ونزاهة وحياد.
الجهة المختصة: الإدارة العامة للشؤون القانونية.
المادة الثانية: النطاق ومجال التطبيق
تسري أحكام هذه السياسة على كل موظف له علاقة مباشرة أو غير مباشرة بالمنافسات والمشتريات الحكومية والمتعامل مع الهيئة والعاملين لديه.
المادة الثالثة: أحكام عامة
- دون إخلال بما نص عليه النظام واللائحة التنفيذية، ولائحة تنظيم تعارض المصالح تعد السياسة مكملة لأحكام وقواعد تعارض المصالح الواردة في الأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة.
- تعد السياسة جُزءًا لا يتجزأ من العقود والقرارات التي تربط الهيئة بالموظف، سواء أكانت عقود عمل أو قرارات تعيين أو أي مستندات نظامية ذات علاقة.
- تُضمِّن الهيئة في وثائق المنافسة والعقود التي تبرمها مع المتعاملين معها نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام النظام والأنظمة ذات العلاقة واللائحة.
ملكية وإدارة السياسة
- تتولى الإدارة العامة للمنافسات والعقود الإشراف على إدارة السياسة.
- توجه جميع الاستفسارات والأمور المتعلقة بالسياسة وتنفيذها ونطاق العمل وأهدافها إلى الإدارة العامة للمنافسات والعقود.
- تتحمل الإدارة العامة للمنافسات والعقود مسؤولية المحافظة على هذه السياسة والإشراف على عملية توزيعها بالكامل أو أجزاء منها على المعنيين (إذا تطلب الأمر) بالإضافة إلى تحديثها.
- لا يجوز تداول أو نشـر هذه السياسة أو الكشف عنها أو استخدامها لأي غرض آخر بأي شكل من الأشكال دون إذن كتابي من الإدارة العامة للمنافسات والعقود.
التحديث والاعتماد
- يجب مراجعة هذه السياسة سنويًا أو كلما دعت الحاجة من قبل الإدارة العامة للتميز المؤسسي والحوكمة.
- يجب تقديم التعديلات المقترحة إلى الإدارة العامة للمنافسات والعقود لمراجعتها والنظر فيها قبل اعتمادها.
- يتم اعتماد التعديلات والتوقيع على السياسة المحدثة من قبل محافظ الهيئة.
المادة الرابعة: التزامات الموظف
يلتزم الموظف بالآتي:
- أن يتجنب بكل وسيلة ممكنة تعارض مصلحته الخاصة مع أي من مصالح الهيئة، ويجب عليه التصرف وفق أحكام ومتطلبات اللائحة عند نشوء أي حالة تتضمن تعارض مصالح فعليًّا أو ظاهريًّا أو محتملاً.
- أن يفصح كتابة لرئيسه المباشر -فور علمه- عن أي تعارض بين مصلحته الخاصة ومصالح الهيئة، وأن يقدم مصلحة الهيئة على أي مصلحة خاصة.
- ألا يباشر أي عمل أو إجراء مرتبط بالمنافسات والمشتريات للهيئة قد تنطوي على مصلحة خاصة.
- عدم المشاركة في التصويت على أي قرار متعلق بمنافسة أو عقد ينفذ لمصلحة الهيئة وله فيه أي مصلحة خاصة تؤدي إلى تعارض مصالح فعلي.
المادة الخامسة: الالتزام بالإفصاح عن تعارض المصالح
يلتزم المذكورون أدناه بالإفصاح عن أي تعارض بين مصالحهم الخاصة ومصالح الهيئة وهم:
- محافظ الهيئة أو المفوض عنه.
- أعضاء مجلس إدارة الهيئة.
- الموظفون المشاركون في إعداد أو صياغة وثائق المنافسة، أيًّا كانت طبيعة مشاركتهم.
- أعضاء لجنة فتح المظاريف ولجنة فحص العروض، واللجان الفنية والمالية المنبثقة عنها.
- الخبراء الذين يؤدون أي مهمة لمصلحة الهيئة متعلقة بإعداد وثائق المنافسة أو فحص أو تقييم العروض ونحو ذلك.
المادة السادسة: إفصاح الموظف عن تعارض المصالح
- تقع على عاتق الموظف مسؤولية الإفصاح كتابة لرئيسه المباشر -فور علمه- عن تعارض أي مصلحة خاصة أو مصلحة الموظف الخاصة ومصالح الهيئة وفق النموذج المعد من قبل الجهة المختصة (النموذج رقم 3).
- على الرئيس المباشر للموظف المُفصح عن تعارض المصالح إحالة الأمر مباشرة إلى (الجهة المختصة).
المادة السابعة: إجراءات منع تعارض المصالح والحد منه، ومعالجة حالاته
- تقوم الجهة المختصة بدراسة نموذج الإفصاح وتدقيقه والتأكد من كافة المعلومات الواردة فيه.
- ترفع الجهة المختصة توصياتها لمحافظ الهيئة أو المفوض عنه خلال مدة (14) يوم
من تاريخ إحالة نموذج الإفصاح لها.
- ترفع الجهة المختصة إحدى التوصيات الآتية:
- استبعاد الموظف المُفصِح من المشاركة في إجراءات المنافسات والمشتريات للهيئة عندما يتأكد لها أن تعارض المصالح لا يمكن معالجته بشكل فاعل من خلال تدابير وإجراءات وقائية أخرى.
- إلزام الموظف المُفصح بإزالة حالة التعارض في المصالح خلال مدة تحددها الجهة المختصة تبدأ من تاريخ صدور قرار محافظ الهيئة أو المفوض عنه ومنع الموظف المُفصح من اتخاذ أي إجراء متعلق بالمنافسات والمشتريات للهيئة محل حالة تعارض المصالح خلال هذه المدة عندما يتأكد لها ان تعارض المصالح ظاهرياً أو محتملاً.
- إبقاء الحال كما هو عليه، عندما يتأكد لها انتفاء وجود تعارض في المصالح.
- اتخاذ القرارات المنصوص عليها في الفقرة (3) من المادة (الثالثة عشرة) من السياسة عندما يتأكد لها عدم إفصاح الموظف عن وجود تعارض مصالح، وأدى ذلك إلى حدوث تعارض مصالح فعلي.
- يقوم محافظ الهيئة أو المفوض عنه بعد اتخاذ القرار على التوصية المرفوعة من الجهة المختصة بإبلاغ الموظف بنتيجة القرار خلال (5) خمسة أيام من تاريخ اتخاذ القرار.
- تعد المعلومات والبيانات الشخصية الواردة في نموذج الإفصاح والمستندات ذات الصلة به معلومات سرية.
المادة الثامنة: حالات تعارض المصالح
تشمل حالات تعارض المصالح ما يأتي:
- طلب الموظف الهدايا، أو تشجيع تقديمها أو قبولها أو أية منفعة ذات قيمة مادية أو معنوية، مباشرة أو غير مباشرة من المتعامل.
- أن يكون للموظف أو أحد أقاربه مصلحة مباشرة أو غير مباشرة، مادية كانت أو معنوية لدى المتعامل.
- أن يكون للموظف أو أحد أقاربه شريكًا أو مساهمًا بنسبة (5%) أو أكثر لدى المتعامل.
- أن يكون للموظف أو أحد أقاربه عاملاً أو متعاقدًا أو متعاونًا مع المتعامل.
- حصول أو محاولة حصول المتعامل على أي ميزة سواء أكانت تنافسية أو تفضيلية ونحوها بطرق غير مشروعة أو بأي وسيلة يمكن أن ينشأ عنها تعارض المصالح، أو تقديم الموظف أي مما ذكر في هذه الفقرة.
- أي مصلحة خاصة قد يترتب عليها ضرر مباشر الهيئة أو منفعة خاصة للموظف.
المادة التاسعة: البلاغات
- تتلقى الجهة المختصة البلاغات من خلال القنوات التالية:
- البريد الإلكتروني للجهة المختصة (البريد).
- الحضور إلى مقر الجهة المختصة.
- الوسائل الأخرى لتلقي البلاغات.
- يجب أن يحتوي البلاغ على البيانات والمستندات التالية:
- اسم المبلغ ضده، وبيانات التواصل معه –في حال توافرها-.
- وصف الواقعة التي ورد عليها البلاغ وصفًا صحيحًا كاملاً.
- إرفاق كافة المعلومات أو الوثائق أو الأدلة حول حالة تعارض المصالح التي تشكل مخالفة لأي من أحكام لائحة تنظيم تعارض المصالح والسياسة.
- أي معلومات أو بيانات أو مستندات تطلبها الجهة المختصة.
المادة العاشرة: المحظورات على الموظف
- قبول أي عرض عمل، بشكل مباشر أو غير مباشر من المتعامل دون الإفصاح المسبق عنه للهيئة إذا كان العرض ناشئًا عن تعارض مصالح فعلي.
- المشاركة بصفته متعاونًا أو وكيلاً أو ممثلاً للمتعامل أو بأي صفة أخرى، في أي مناقشات أو مفاوضات متعلقة بمنافسة أوقد تؤدي إلى ترسية أو تعديل أو تمديد عقد أعمال أو مشتريات في الهيئة.
- تقديم أو محاولة تقديم أي ميزة للمتعامل سواء أكانت تنافسية أو تفضيلية ونحوها بطرق غير مشروعة أو بأي وسيلة يمكن أن ينشأ عنها تعارض المصالح.
المادة الحادية عشرة: التزامات المتعامل
- تطبق أحكام السياسة على جميع المتعاملين مع الهيئة في جميع مراحل وإجراءات المنافسات والمشتريات للهيئة.
- يلتزم المتعامل بالإفصاح إلى الهيئة –وفقًا لأحكام السياسة عن جميع حالات تعارض المصالح في جميع مراحل وإجراءات المنافسات والمشتريات الهيئة على أن تتضمن كحد أدنى ما يأتي:
- الإفصاح عن أي مصلحة خاصة له أو أعضاء مجلس إدارته أو كبار التنفيذيين لديه تتعارض مع مصالح الهيئة.
- الإفصاح عن أي علاقة قرابة بين أي من أعضاء مجلس إدارة منشأته أو كبار التنفيذيين فيها وأي من موظفي الهيئة.
- يحظر على المتعامل مع الهيئة الحصول أو محاولة الحصول على أي ميزة سواء أكانت تنافسية أو تفضيلية ونحوها بطرق غير مشروعة أو بأي وسيلة يمكن أن ينشأ عنها تعارض مصالح.
- يكون إفصاح المتعامل فورًا للهيئة في حال وجود تعارض مصالح فعلي أو محتمل.
- يلتزم المتعامل في جميع مراحل وإجراءات المنافسات والمشتريات للهيئة بالتعاون مع الهيئة في شأن أي استفسار أو تحقيق يتعلق بأي من حالات تعارض المصالح.
المادة الثانية عشرة: المخالفات والعقوبات
- يساءل الموظف تأديبيًا عند مخالفته أيًا من أحكام السياسة وفق نظام تأديب الموظفين ونظام العمل والأنظمة الأخرى ذات العلاقة.
- يكون الموظف مسؤولاً عن الآثار المترتبة على وجود تعارض بين مصالحه الخاصة ومصالح الهيئة عن ذلك التعارض ولا يخل ذلك بأي عقوبة أشد يقضي بها نظام آخر.
- إذا لم يفصح الموظف عن وجود تعارض مصالح وأدى ذلك إلى حدوث تعارض مصالح فعلي جاز الهيئة القيام بأي مما يأتي:
- إلغاء المنافسة أو إلغاء ترسية العقد الناشئ عن التعارض.
- المطالبة بإلزام الموظف برد أي منفعة تحققت له جراء ذلك.
- المطالبة بالتعويض عما لحقها من ضرر.
- على الهيئة الرفع إلى اللجنة المشار إليها في المادة (الثامنة والثمانين) من النظام، في حال مخالفة المتعامل لأي من أحكام المادة (الثانية عشرة) من السياسة للنظر في إيقاع أي من العقوبات المنصوص عليها في الفقرتين (3) و (4) من المادة (الثامنة والثمانين) من النظام.
المادة الثالثة عشرة: النفاذ والنشر
تعتمد السياسة من قِبل محافظ الهيئة ويُعمل بها اعتبارًا من تاريخ نشرها على الموقع الإلكتروني للهيئة.